ERP를 도입해도 일이 줄지 않는 이유
[질문]
직원 10명 내외의 소규모 식품 공장을 운영하고 있습니다.
현재 원재료 입고부터 생산, 재고, 출고, 배송까지 엑셀로 관리하고 있는데, 업무가 많아지면서 한계를 느껴 시스템 도입을 고민하고 있습니다.
특히 원재료 가격이 매일 달라 원가 계산이 어렵고, 유통기한이 짧아 재고관리에 어려움이 있습니다. 배송기사 3명의 배송 현황과 반품 내역도 일일이 엑셀에 기록하다 보니 번거로운 상황입니다.
궁금한 점이 몇 가지 있습니다.
1. 일반 ERP 프로그램으로도 관리할 수 있을까요? 아니면 저희 회사에 맞게 별도로 제작해야 할까요?
2. 원재료 가격에 따른 원가 계산, 유통기한 알림, 재고관리, 배송기사별 배송 현황 및 반품 관리까지 하나의 시스템으로 관리할 수 있을까요?
3. 맞춤 제작을 한다면 비용과 기간은 어느 정도 예상해야 하며, 유지보수는 어떻게 진행되는지도 궁금합니다.
비슷한 업종에서 시스템을 도입해 보셨거나 관련 경험이 있으신 분들의 현실적인 조언 부탁드립니다. 감사합니다.
[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.
식품 제조업의 경우 일반적인 시스템을 적용하기가 어렵습니다. 물론 시중에 다양한 ERP나 WMS 솔루션이 있지만, 공산품 위주로 설계된 시스템이 많아 식품 제조 현장의 특성을 반영하기에는 한계가 있습니다.
특히 식품은 원재료의 입고 시점에 따라 단가가 달라지고 유통기한이 짧기 때문에, Lot별 원가와 선입선출에 대한 관리가 중요합니다. 입고 시점의 단가가 생산원가에 반영되어야 하며, 유통기한에 따른 재고관리와 출고 우선순위까지 함께 고려해야 합니다.
생산관리 역시 원재료와 완제품을 어떤 방식으로 관리하느냐에 따라 시스템 구성이 달라집니다. 원재료가 부족하면 생산에 차질이 발생하고, 재고가 과도하면 폐기 손실이 증가할 수 있습니다. 따라서 적정재고를 유지하면서 생산부터 출고, 배송까지 연결할 수 있는 시스템 설계가 필요합니다.
뿐만 아니라 배송기사별 배송 현황과 현장 반품 및 추가 납품 내역까지 연계된다면, 사무실과 현장 사이에서 발생하는 재고 및 정산 데이터의 불일치를 줄일 수 있습니다.
MRP, ERP, WMS, MES 등 다양한 시스템이 있지만, 기업의 특징과 업무프로세스에 따라 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하더라도 원재료 조달 방식과 생산 구조, 재고관리 정책이 다르다면 시스템의 구성 또한 달라질 수밖에 없습니다.
따라서 우선적으로 업무지원시스템에 대한 분석이 필요합니다. 시중의 ERP나 WMS에 회사의 업무프로세스를 맞추기보다는, 현재 사용 중인 엑셀과 실제 업무 흐름을 분석하여 필요한 기능을 정의하는 것이 중요합니다.
특히 회사에 IT 전문 인력이 없는 상황이라면 개발업체와의 협의만으로 필요한 시스템을 구체화하기가 쉽지 않습니다. 업무프로세스에 대한 이해와 정확한 요구사항 분석이 이루어지지 않는다면, 실제 현장에서 필요한 결과물을 구현하기 어렵기 때문입니다.
이러한 이유에서 IT컨설팅을 통해 업무프로세스를 분석하고, 기업에 필요한 시스템의 범위와 개발 방향을 결정한 뒤 맞춤제작을 진행하는 것이 바람직합니다.
[IT컨설턴트의 생각]
ERP, WMS, MES 등 시스템의 명칭보다 중요한 것은 기업의 실제 업무를 얼마나 효율적으로 지원할 수 있느냐입니다.
시스템은 사람의 업무를 지원하기 위해 만들어지는 프로그램입니다.
- 원재료 단가와 Lot별 원가를 정확하게 관리하고,
- 유통기한과 재고 현황을 바탕으로 폐기 손실을 줄이고,
- 생산부터 출고, 배송, 정산까지의 업무를 연결하고,
- 반복적인 수작업과 데이터 입력 오류를 줄이는 것.
이러한 기능은 기업의 업무프로세스와 운영 방식에 따라 다양하게 설계할 수 있습니다.
처음부터 모든 기능을 구축하기보다는 입고, 재고, 생산, 출고, 배송 등 현재 가장 필요한 업무부터 시스템화하고, 이후 거래처 발주와 정산 등의 기능을 단계적으로 확장하는 방법도 고려할 수 있습니다.
단순히 엑셀을 프로그램으로 옮기는 것이 아니라, 기업의 업무프로세스를 분석하고 실제 현장에서 활용할 수 있는 시스템을 기획하는 것. 이런 점에서 기업에서 필요로한 시스템에 대한 정확한 진단과, 회사에 맞춰진 시스템을 기획/도입하는 것이 현명하다 생각이 됩니다. 성공적인 시스템 도입을 기원드립니다.
