공유오피스 운영관리

[질문]
안녕하세요. 현재 공유 오피스를 운영하고 있습니다.
저희는 일반적인 사무실 대여만 하는 곳이 아니라 창업 컨설팅을 같이 해주는 게 저희의 가장 큰 장점입니다.

일반적인 공유 오피스와 다르게 1인창업 및 프리랜서분들을 위해서 시간별로 부분임대가 가능하게 예약을 받고있는데 지금 쓰고 있는 공유 오피스 관리시스템이 너무 불편합니다. 
회의실(공용시설) 예약시스템, 출입인원관리 사무실관리 등의 기능이 있는데 변형을 하자니 비용이 많이들뿐더러 기능추가 이후 업데이트 지원이 안 된다고 하네요..

저희가 원하는 건 딱 이겁니다.
1. 개인 사무실(월별 결제 또는 시간별 결제) 예약하는 거랑, 공용시설 예약하는 걸 하나의 홈페이지에서 다 처리하고 싶습니다. 실시간으로 예약 가능한지 바로 확인하고 싶습니다.
또한 공공시설을 특정 회원이 독점하는 것을 방지하기 위해서 시간에 대한 제약을 둘 수 있었으면 합니다.

2. 저희 오피스 전문 컨설턴트와의 창업 상담 예약 신청도 이 홈페이지에서 한 번에 다 접수하고 관리하고 싶습니다. 신청과 동시에 결제도 가능했으면 좋겠고, 예약 취소나 변경도 쉽게 할 수 있으면 좋겠습니다.

3. 등록된 회원이 아닌사람이 회원과 같이 방문해서 업무를 같이 진행하는 경우가 있는데(고객사 미팅 제외)
이때 인원별로 계약을 진행하는 방식이라 이 경우 타 회원들에게 피해를 끼칠 수 밖에 없습니다. 이 부분은 제한을 두고싶습니다.

이런 기능을 홈페이지상에서 구현할 수 있는 업체가 있을까요? 기존 솔루션 업체는 아무래도 안 될 것 같아 전문가 분들의 도움이 필요합니다.

[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

현재 질문자님께서 공유 오피스를 운영하시면서 겪는 복합적인 비효율과 불편함에 깊이 공감합니다. 특히 시간별 임대가 가능하며, 창업 컨설팅까지 결합한 모델을 운영하시는데, 정작 시스템이 일반 오피스에 맞춰져 있다면 비즈니스만의 차별화가 무의미해질 수밖에 없습니다.

질문자님이 사용하고계시는 관리 시스템이 불편한 가장 큰 이유는 유연성이 없기 때문입니다. 기존 솔루션은 다수의 일반적인 공유 오피스 모델에 맞춰진 ‘기성복’이라고 보시면 이해가 쉬우실 듯 합니다. 따라서 질문자님 오피스만의 시간별 부분임대관리, 컨설팅과의 통합 관리, 방문 인원 제한과 같은 정책을 반영하기에는 무리가 있을 수 밖에 없습니다.

지금으로서는 말씀주신대로 기존 솔루션을 커스터마이징 하는 것 보다는, 질문자님의 비즈니스를 분석하여 업무프로세스에 맞는 웹사이트&시스템 구축이 필요할 것으로 판단 됩니다. 

기본적인 회사 및 서비스 소개부터 월별/시간별 예약 및 조회, 창업상담신청접수, 출입자 사전등록 등의 기능이 포함된 웹사이트는 규모와 목적에 따라서 다양한 구축이 가능합니다. 

미리 신청이 가능한 신청자, 시간, 장소, 상담가능 범위나 내용을 등록하고, 사용자가 사이트에 접속했을 때 실시간 신청과 필요하다면 결제가 가능하도록 설계할 수 있으며 신청 현황을 웹사이트상에 실시간으로 확인할 수 있어야 합니다.
뿐만 아니라 예약/신청 요청사항에 대한 접수, 고객관리 요소(예: 접수부터 완료까지 진행사항 자동문자발송/알림톡 등), 문의게시판, 신청현황관리 등이 필요합니다. 

예약/신청취소, 일정변경을 원할 시에 가능한 스케쥴을 사용자가 쉽게 파악할 수 있어야하고 변동된 사항은 관리자와 사이트에 실시간으로 반영이 되어야하며 이 외에도 확장성과 유연성을 고려하여 설계되어야 합니다.

이러한 웹사이트를 제작하는 비용은 제작하는 방식에 따라 달라질 수 있는데 각각의 제작하는 방식의 장단점과 특징에 대해서 설명드리자면 다음과 같습니다.

국내 홈페이지 제작업체는 질문자님께서 사용하고 계시던 솔루션을 기반으로 제작하시는 업체와 맞춤제작으로 고객의 필요에 맞게 필요한 기능만을 담아 제작하는 방식이 있습니다. 

많은 사용자들이 솔루션을 사용해보고, 여러 번의 업데이트를 통해서 훨씬 안정적인 구조의 솔루션이 완성되게 됩니다. 만약 이렇게 안전화 된 솔루션을 커스트마이징을 통해서 수정해서 사용하게 된다면 어떻게 될까요?. 실제로 솔루션 구매자의 40~50%이상은 솔루션을 커스트마이징해서 사용하고 있습니다. 
솔루션의 최대장점인 안전성이 무너지는 방법이 될 것입니다. 또한 커스트마이징을 진행한 경우 기술적인 지원에 대한 제약이 심하고, 소스상 문제요인 발생 시에 지원을 받을 수 없는 경우가 많습니다 

홈페이지나 시스템을 만드는 방법 중 시간이 가장 많이 걸리지만, 다양한 비즈니스에 대한 대응이 가능한 방식이 맞춤제작방법입니다. 특히나 향후 고객관리, 가맹점관리, 컨텐츠관리 등의 요소가 비즈니스를 운영하시면서 필요하시다면 다양한 비즈니스에 대응이 가능한 맞춤제작방식을 더 추천드립니다. 일반적으로 기획/개발/디자인 의 요소에서 각기 다른 전문분야에 대한 인력이 투입되어 제작하게 됩니다. 

장단점을 정리해 본다면. 
* 맞춤제작 
- 단점 : 구축비용 시간이 많이 든다 
- 장점: 다양한 비즈니스 적용이 가능하다. 경쟁모델이 쉽게 만들어지지 않는다. 

* 솔루션 활용구축 
- 장점: 구축비용과 시간이 절약된다. 기술력을 많이 필요로 하지 않는다. 
- 단점 : 유연한 비즈니스 대응이 불가능하다. 경쟁모델이 쉽게 만들어진다. 

어느 방법이 더 좋고 나쁘다는 것은 상대적일 가능성이 높으며, 아무리 좋은 솔루션이나 빌더시스템이라 하더라도 진행하려는 비즈니스의 목적 및 규모와 맞지 않다면 의미가 없습니다. 홈페이지를 어떤 방식으로 제작하셨느냐에 따라 유지, 관리하는 방식도 달라지게 됩니다.
따라서 IT전문컨설턴트의 다양한 경험에서 오는 노하우를 활용하여 시행착오를 줄여 성공적인 도입을 준비하는 방법을 추천드립니다



[IT 컨설턴트 생각] 
웹사이트과 시스템은 구축방법이 다양합니다. 어떤 방법이 맞고 틀리냐 하는 문제 보다는 어떤 방법이 구축하려는 목적과 흐름에 맞도록 최적화 되어있느냐 하는 점이 중요합니다. 특히 온라인을 기반으로 진행되는 예약/신청에 대한 요구사항이 늘어나는 것에 대한 대비도 필요합니다. 구축이 완료된 사이트라 하더라도 얼마든지 확장하거나 개선할 수 있어야만 합니다. 시중에서 사용되는 대부분의 개발방법론이 저렴한 가격을 위한 방법으로 포인트가 맞춰져 있습니다. 업무상의 위험요인을 최소화하고, 효율성을 극대화시킬 수 있는 점에서 주문제작형 웹사이트 도입이 필요합니다. 효율적인 도입 및 운영을 위해서 전문적인 컨설턴트를 통한 컨설팅을 추천드립니다