식품회사 재고관리 시스템 도입방법
[질문]
중소기업 식품회사 입니다.
안녕하세요 IT전문 컨설턴트입니다.
현재 질문자님은 재고관리, 회계관리, 물류관리 등의 업무를 통합적으로 관리 할 수 있는 시스템 도입이 필요하신 것 같습니다.
시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.
예를 식품같은경우는 대파를 오늘사느냐 내일사느냐에 따라가 비용이 달라지고, 거래처에서 구매수량에 따라서도 단가가 달라지는 부분입니다.
해당부분을 효율적으로 구성하여 가격이 오르는 추세면 창고재고를 확보하고, 내리는 추세일 경우 창고재고를 최소화하는 전략을 추천드립니다. 따라 일반적인 재고관리 프로그램을 사용하시기에는 현재 업무와는 맞지않으실 것 같습니다.
특히 판매,재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 정확한 진단을 위해서는 전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 진행해 보실것을 추천드립니다.
우선 컨설팅을 받기 전 고려해보셔야할 사항에 대해서 알려드리겠습니다.
1. 재고수불
제품의 특성에 따라서 공급가가 변동되거나 판매가가 변동된다고 한다면, 시스템의 설계 난이도는 높아지게 됩니다. 동일한 제품이라도 공급처가 1곳이 아니라 여러곳이고, 각 공급처의 공급가가 달라지는 재고관리도 가능하기 때문에 어느정도의 요구사항 명세가 필수적입니다.
판매가의 경우에도 회원혜택 측면에서 등급별 할인율을 적용하거나 패키지할인단가를 운영한다고 했을때, 개당 제품에 대한 판매가를 정확히 산정하기 위해서는 복잡한 시스템 구성이 필요합니다.
예산의 여유가 있으신 상황이라면, 추후 확장을 위해서 다양한 시스템전략을 진행해 보실것을 추천드리지만, 대부분의 경우라면 필요로한 기능을 중심으로한 구축을 추천드립니다.
2.재고관리
LOT번호가 부여된 제품을 바코드를 사용하여 관리하시는 경우,
창고에서 기존에 재고관리나 물류관리, 창고관리 등의 시스템적인 요인이 없으신 상황이라면, 관리하는데 있어 어려움이 예상됩니다.
바코드로 관리하고 싶다는 생각을 하신다는건 이미 장부나 수기로 처리하는것 보다 조금 더 나은 관리방법에 대한 고민을 하고 있을듯 합니다. 여기서 어느정도 단계를 지난 시스템을 활용할것인가에 따라서 비용과 효율성은 달라지게 됩니다. 후자로 갈수록 시스템의 규모에 따라서 가격이 급증하게 되는 구조라 수십만원부터 수백억까지도 시스템의 가격은 결정될수 있습니다.
이런 경우라면, 컨설팅을 통해서 회사내부에 전반적인 시스템인프라의 범위를 산정해 보고, 그로인한 업무의 효율성을 예측해 본 뒤에 단계별로 도입을 하시는것이 좋습니다. ERP와 같은 대규까지는 아니더라도, SCM에서 일부요인을 잘 활용한다면, 효율적인 관리가 가능하기때문에 판매단가 및 재고 위험요소를 크게 줄일수가 있습니다.
재고조절이나 영수증 출력 부분은 시스템상에 큰 문제가 없는 기능입니다.
삭제 부분은 관리적인 측면에서 위험도가 높기 때문에 추천드리지는 않는 방법입니다.
3.거래처관리
거래처 관리의 측면에서 가장 단순한 구매이력관리에서 부터 복잡한 CRM에 이르기까지 다양한 전략이 가능합니다. 특히 거래처와의 관계를 높여야 하는 특성을 가진 업종이라면 CRM에 가까운 시스템 도입은 필수적입니다.
거래처 중에서도 구매량이 많거나 오랫동안 관계를 유지해온 거래처가 있을 것입니다.
그러한 거래처의 등급을 설정하여 구매량이 많을 시에는 등급을 조절함으로써, 해당등급에 맞게 공급단가를 설정하여 거래처에 따라 단가를 차등 적용시키는 방법이 있습니다.
4.상품등록
현재 도입을 원하시는 시스템이 어떤 범위냐에 따라서 달라지겠지만 일반적으로는 POS모드와 상품입력 모드를 분리하실 것을 추천 드립니다. 회사나 매장의 규모에 따라서 다르지만 일반적으로는 상품등록을 진행하는 관리자와 판매를 진행하는 관리자는 다르게 운영되는 경우가 많습니다. 따라서 모드를 분리하여 구성해 보실 것을 추천드립니다.
기타 공급가를 과세와 비과세로 나누거나 비고를 등록하거나 하는 부분은 큰 문제는 아닐 것으로 생각이 됩니다.
하지만, 글자수 제한 부분은 DB설계와 밀접한 관계가 있기 때문에 무조건적인 제한을 없애는 것 보다는 어느정도 제한을 두시는 것을 추천드립니다. 예를들어 상품이 10만개가 있는데 이중 1개의 상품만이 비고란을 100만자 작성한다고 하면, 나머지 9만9천999개의 상품과 함께 사용하는 DB가 100만자 만큼의 공간을 미리 비워두어야 합니다. 그만큼 비효율적인 운영이 예상된다는점 참고하셨으면 합니다. DB가 무거워지면 질수록 제품검색의 속도가 늦어지게 됩니다.
5.상품코드
바코드 및 전산운영을 하는데 있어서 상품코드의 자리수를 사전에 설계해 놓지 않는다면, 코드누락등의 문제일 경우 오류를 찾거나 처리하기가 쉽지 않습니다. 차라리 자리수에 대한 범위를 늘려놓는 한이 있더라도 운영상에서는 제한두실것을 추천드립니다. 물론 제한이 없도록 설계도 가능합니다만 위의 DB문제에서 처럼 속도저하나 비효율적인 운영은 예상하셔야 하는 부분입니다.
6.그외 판매,재고관리 프로그램을 제작 할 수 있는지
결론부터 말씀드리자면, 전체적으로 생각하시는 부분은 구축이 가능한 영역입니다.
하지만, 얼마만큼 효율적인 예산으로 진행할수 있느냐 하는 부분에서 부정적입니다.
만약 많은 예산을 가지고 현존하는 최신 기술기법으로 제작이 가능하다는 전제가 성립된다면 그 이상의 구축도 가능한 범위겠지만, 예산이 낮다면 시도하기 어려운 범위입니다. 특히 많은 회사들이 기성품에 해당되는 이미 만들어진 솔루션을 도입하여 효율적인 운영을 진행하고 있습니다. 하지만, 현재 말씀드린 기능의 상당수는 이런 기성품으로 해결할수 있는 수
준이 아니라 새로운 방법으로 새롭게 개발을 진행해야 합니다.
현 질문글 이외에 점검해 봐야 하는 중요한 요인입니다.
1. 시스템 사용자수(사용매장수)
: 백화점처럼 입점형으로 구현된 매장에서 사용하는 시스템이나, 타 지역에 위치한 매장에 제품을 입점시켜 동일한 시스템을 사용해야 하는 상황이라면 시스템의 난이도는 높아지게 됩니다. 또는 사용자수가 1~2명인 경우와 수백명의 경우에도 동일한 방법으로 제작이 될 수 없습니다.
2. 업종 및 상품군의 특성
: 업종 및 상품군의 특성에 따라서 다양한 전략이 가능합니다. 취급하는 주요품목의 특징과 유통과정상의 위험요인에 대한 진단 또한 필수적이라 생각이 됩니다. 의류매장의 시스템을 대형마트에서 쓸 수 없듯이 적재적소에 시스템을 사용해야만 합니다.
3. MRP, BOM 도입범위
: 이 두가지의 시스템 요소 범위에 따라서 견적금액은 수십배 까지도 차이 날 수 있습니다. 가능하면 넓은 범위가 아닌 필요에 의한 확장이 가능하도록 구성해 보실 것 을 추천드립니다.
4. 입고상품의 시세변동 유무
: 판매되는 제품의 특성에 따라서 입고시에 시세에 영향을 받는 제품이 있습니다. 이 요소를 반영하여 입고시에도 가변시세가 가능하도록 구성한다면 훨씬 복잡한 시스템이 예상됩니다.
5. 타 시스템과의 연계성
: 회사 마다 필요로한 시스템은 다릅니다. 이런 여러 시스템과의 연계성을 높힌다면 업무의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 하지만, 어떤 시스템과 연동 혹은 컨버팅을 진행하느냐에 따라서 개발난이도 및 위험요인이 변한다고 가정해 보았을때, 여기에 대한 분석은 필수적입니다.
[IT 컨설턴트 생각]
가장 좋은 답은 회사에 맞는 프로그램의 도입입니다.
그러기 위해서는 어느정도 회사업무프로세스에 대한 이해와 최적화를 할 수 있는 방안 수립이 필수적입니다. 시스템을 도입하는 가장 큰이유는 반복적이고 위험요인이 큰 일을 시스템이라는 요소를 통해서 효율적으로 처리하기 위해서 입니다.
재고관리만 해도 경우 회사마다 관리하는 방법과 측정하는 기준이 달라지게 됩니다. 또한 회사의 담당자 및 담당파트별로 필요로한 시스템의 요소는 다릅니다. 대표님은 전체적인 흐름을 보고받으시려 할것이고, 실업무자는 업무상에서 필요로한 데이터를 손쉽게 관리하고, 추출하여 보고를 쉽게 할것을 원할 것입니다. 뿐만아니라 재고의 변형이 잦고 다양한 항목 으로 재고를 관리를 진행해야 한다면 발주시스템과의 연동작업의 난이도 상당히 높아질수 밖에 없습니다. 또한 출고가를 다르게 선정한다든지, 고객 등급에 따라 차별적으로 판매가격을 설정한다든지, 기타 시스템과의 연동이 필요하다면 시스템의 난이도는 더 올라가게 됩니다. 이런 이유에서 정확한 재고관리를 위한 전문가의 컨설팅을 통하여 회사에 맞는 시스템 도입을 추천드립니다.
