AX 솔루션 비용/보안 문제?

[질문]

회사에서 내부 업무 자동화를 위해 AX 솔루션 도입했다가 비용이랑 보안 문제 때문에 중단했습니다.

처음에는 메일 요약, 일정 정리, 문서 검색, 업무 누락 확인까지 자동으로 된다고 해서 기대했는데, 실제로는 메일·문서·메신저·내부 자료가 외부 AI API로 계속 연결되는 구조였습니다.

사용량이 늘어날수록 API 호출 비용이 예상보다 빠르게 증가했습니다. 메일이나 문서를 한 번 요약하고 끝나는 게 아니라, 이전 대화나 관련 문서를 다시 읽고 재요약하고 누락 여부를 확인하는 과정이 반복되면서 비용 구조를 예측하기 어려웠습니다.

여기에 고객 계약서, 견적서, 단가표 같은 민감한 문서가 외부 API 처리 과정에 포함될 수 있다는 점도 내부에서 문제가 됐습니다.

AI로 만든 시스템을 다시 쓰자니 보안문제가 걱정이 되고, 사용하지 않으려 하니 너무 편하게 사용하고 있던 상황이라 고민이 됩니다. 조언부탁드립니다.

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

질문자님께서는 현재 회사 내부 업무 자동화를 위해 AX 솔루션을 도입하셨지만, 실제 운영 단계에서 비용 구조와 보안 문제로 인해 현실적인 한계에 부딪히신 것으로 보입니다.

처음에는 메일 요약이나 문서 검색처럼 단순 자동화로 시작했더라도, 실제 운영 단계에서는 여러 시스템과 데이터가 계속 연결되면서 예상보다 훨씬 복잡한 구조로 커지는 경우가 많습니다.

특히 AX는 사용할수록 API 호출이 반복적으로 누적되기 때문에 비용 예측이 어려워지고, 계약서·견적서 같은 민감한 자료가 외부 AI 처리 과정에 포함된다는 점에서 보안 부담도 커질 수밖에 없습니다.

무엇보다 이미 업무 효율을 경험한 상태라 다시 수작업으로 돌아가기도 어려운 상황이라, 단순히 “쓴다/안 쓴다” 문제가 아니라 어떤 업무까지 자동화하고 어디까지 분리할지 구조를 다시 정리해야 하는 단계에 가까워 보입니다.

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.

시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주며, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원합니다. 이런 이유에서 최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.

어떤 회사에서 시스템 도입이 시작되었을까요?.

중소기업보다는 대기업에서 시작했을 가능성이 높습니다. 여러 가지 시스템적인 요인들이 많고, 전산화에 대해서 90년대부터 꾸준히 추진해온 경험과 시행착오를 토대로 그들만의 시스템을 구축했습니다. 그 노하우를 토대로 인접 산업군에 맞춰진 시스템을 구축하게 됩니다.

문제는 어떤 방식으로 기성 시스템이 나왔느냐 하는점입니다.

대기업이 사용하던 시스템을 중소기업이 사용한다는 것은 쉽지 않을 것입니다. 당연히 그들보다 기능이 더 축소되고, 더 효율적인 무언가의 방법이 있을 것입니다. 하지만, 기성으로 만들어진 제품을 단지 포트폴리오가 대기업이고, 많은 해당 분야 업체들이 사용하고 있다는 것만으로 시스템을 도입하는 것은 문제가 있습니다.

기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다. 이를 일원화하여 범용적인 시스템을 운영한다는 것은 어불성설입니다. 한국보다 기업시스템이 발달한 여러 해외기업에서도 범용시스템이 아닌 기업에 맞춰진 여러가지 전략을 동원하고 있는 상황입니다.

시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다.

시스템을 구축하는 전략은 다양합니다. 중소기업용 시스템이나 대기업 시스템의 구분보다는 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하고 선택하는 것이 좋습니다.

[IT컨설턴트의 생각]

시스템은 정답이 없습니다. AI로 제작된 프로그램의 장점 또한 분명히 있습니다. 하지만, 질문자분의 상황처럼 AX의 문제점 또한 하나둘씩 공개되고 있습니다. 일단 IT전문 컨설턴트의 컨설팅을 통하여 회사내에서 필요로한 시스템의 범위와 구축방법에 대한 설계를 진단해 보십시오. 기업 경쟁력 향상으로 위해서 시스템을 통한 효율적인 업무프로세스도입을 추천드립니다.

현재 회사에서 필요로한 시스템이 준비되지 않은 상황이시라면 전반적인 현상황에 대한 정확한 컨설팅을 받아보시고, 전략을 수립하실것을 추천드립니다. 전문적인 개발인력과 전문용어가 섞여 있는 대화를 나눌 수 있을정도로 IT에 친숙한 직원이 있지 않는한 회사입장에서 개발업체와 대화를 나눠줄 컨설턴트가 필요할 것입니다.