프로그램 도입시기?
[질문]
여태까지는 비리비리하고 딱히 매출이 크지도 않았는데
작년 후반부터 매출 좀 괜춘하게 폈어요.
올해 매출은 100억 정도 될거같고 (<- 이거는 지금 추세로는 가능하고, 여기까지는 저도 어찌저찌 될 것 같음)
회사소개서(=투자자에게 보여줄 사업계획서 쯤) 보니... 내년 예상매출을 600억대로 잡았네요?;;;
이게.... 되나?;;;;;
딱 절반 잘라서 3백억으로 잡아도
...프로그램 전혀 없이, 지금처럼 주먹구구로 흘러가고 있는 시스템에 3백억...이 가당키나 할까 싶어요;;;
매장 카드매출이 매일 통장으로 입금되어서, 통장내역만 매일매일 15줄이 넘어가요;; 많은날은 30줄도 나옴; 지금도 통장 15개에 법카 15개 써서 환장하겠는데 ㅋㅋㅋ;;;;;
올 연말되면 신규매장 더 오픈해서, 통장내역 하루에 기본 40줄씩 될 예정이에요;;;
어느 정도가 되면 당연히 프로그램을 도입해야 할 텐데
회사 특성 상 제가 먼저 강력하게 요구해야 윗선에서 들어줄 것 같은 느낌이에요
어느 정도가 되었을 때 요구해야하는지도 잘 모르겠네요...
일단 프로그램은 경리나라, 위하고 정도로 생각하고 있어요
너무 비싸지 않은 프로그램이어야 설득하기 편할 것 같네요...
[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 
입니다.
질문자님이 근무하고 계시는 회사의 업종이 정확이 어떤분야인지는 확실치 않지만, 현재 매장별 매출 급증 및 전반적인 비즈니스가 확장하고 있는 시기에 운영관리의 비효율성이 심해져 스트레스가 깊어진 상황이신 듯 합니다.
지금과 같이 엑셀 및 수기관리로만 운영을 하게 되신다면 신규매장을 더 오픈하고, 확장할수록 이를 관리하는 작업에 막대한 인력과 시간이 소모될 것으로 예상합니다. 단순 계산 실수나 누락 건 또한 발생할 수 있으며 이는 시간이 지날수록 막대한 손실로 돌아 올 가능성이 높습니다.
따라서 ”언제 프로그램 도입을 해야하는가?“ 가 아닌, ”더 늦기 전, 비즈니스의 꾸준한 성장을 위해 어떻게 시스템을 도입해야 하는가?“를 고민해보셔야 할 듯 합니다.
많은 기업들이 시스템 도입을 필요로 하고있으며, 현재에도 도입을 검토중이거나 사용을 하고 있을것입니다. 다양한 시스템과 효율적인 기능들, 그리고 도입을 통하여 얻을수 있는 많은 긍정적인 요인이 있는데도 성공적으로 시스템을 사용하고 있는 업체는 왜 찾기 힘들까요? 아마도 대기업과 적극적으로 시스템을 활용하려는 강인한 의지를 가진 몇몇의 기업에서만 성공사례를 찾을수 있을것입니다.
프로세스를 간소화하려고 ERP를 구축했는데 간단히 처리할 수 있는 일임에도 꼭 시스템을 거쳐야 해서 업무가 지연되는 일이 다반사라든지 생산현장의 상황에서 도저히 데이터를 입력할수가 없어서 생산관리시스템을 활용할수 없다든지 등의 불만이 곳곳에서 터져 나오고 있습니다.
시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.
수년간 생산현장에서 능숙하게 기계를 다뤄온 기술자분들에게 생산관리 시스템을 도입해야 하고, 그 도입으로 인해서 컴퓨터를 설치해서 생산현황에대한 정보를 직접 기록 하게 한다면, 현실적으로 성공할 가능성이 있을까요?. 생산현장에 컴퓨터를 설치할수 없는 상황이거나 업무상 컴퓨터에 익숙하지 않은 기술자라 한다면 아무리 좋은 의도의 시스템이라 하더라도 업무의 장애 요인이 될뿐입니다.
정작 사용하지 않는 기능이 많은 범용적인 시스템이 아니라 업무프로세스에 맞으며 필요한 기능만 있는 시스템을 구축해야 회사의 매출과 성장에 도움이 될 수 있습니다. 또한 별도의 교육없이 직관적으로 시스템을 처음 접한 사람들도 쉽게 사용할 수 있어야 제작하셔야 직원들이 함께 사용할 쉽고, 시스템을 바로 현장에 적용할 수 있습니다.
현 상황에 맞는 시스템을 구축하기 위해서는 현재 업무에 대한 정확한 분석과, 업무프로세스 분석을 통하여 시스템을 실제로 사용할 사람들이 효율적인 업무를 진행할수 있도록
* 반복적인 작업을 최소화 하고
* 위험도(리스크)가 큰 업무를 보조해주며
* 이력관리(히스토리관리)를 통하여
* 통계 및 집계를 기반으로한 데이터 산출이 되는
시스템으로 경쟁력을 강화시키는 전략이 필요합니다.
책상앞에서의 분석과 기획만으로 현장에서 사용할 시스템을 만들수는 없습니다. 시스템을 사용할 사람들의 프로세스를 분석해서 그들의 업무를 효율적으로 지원해 줄수 있도록 현장경험은 필수적입니다. 이들의 업무와 시스템의 프로세스가 일치한다면, 별도의 교육없이도 업무상에서 자연스러운 시스템 도입이 가능할것입니다.
수십년간 운영해온 회사업무프로세스를 버리고 시스템에 맞춰진 업무개선이 아니라
기존 업무프로세스에 맞춰진 시스템, 사람이 만들고, 사람이 운영하는 사람중심의 시스템이 필요하지 않을까요? IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적이고 안정적인 시스템 도입을 준비해보시는 것을 추천드립니다.
[IT 컨설턴트 생각]
사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.
이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될 수 있는 방법은 많습니다.
1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을 때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될 수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될 수 있습니다.
어설프게 무료시스템을 도입했는데. 시스템사용법을 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간 또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할 수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할 것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을 때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다.
시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다. 가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠. 시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.
